残念な新卒のための生存手引書（実践編基礎3 外部記憶媒体）
手帳の選び方
いうまでもなく重要な概念から入ります。我々は短期記憶がクソ弱く、ちょっとしたことを記憶にとどめておくことが出来ません。外部記憶媒体が生命線であるということは皆さんも心得ていると思います。この認識がない皆さんについては認識しなおしてください。基本的に「覚えておく」は不可能だと心得てください。
そこで登場するのが最も簡便な外部記憶媒体であるところの手帳になるわけですが、手帳選びのコツは「胸ポケットに楽々入る」「メモ欄が多い」の二点が重要になります。
ノートなどのサイズの大きい記憶媒体は便利です。しかし、我々が必要な時にノートを所持している可能性は極めて薄い。我々が安定して所持していられるアイテムは、ポケットに違和感なく収納されるサイズが上限になります。言うまでもないことですが、ペンなどの筆記用具も絶対に胸ポケットに忍ばせておきましょう。鞄にはもちろんペンケースを入れる。それはそれとして、胸ポケットには絶対にペンを入れておくようにしてください。我々は必要な時必要なものにアクセスがめんどくさいと全てがダメになります。
また、リフィルを換えて使っていくタイプのシステムシステム手帳は絶対にお勧めしません。我々にとって、リフィルを追加したり換えたりという作業は不可能に近いからです。綴じ手帳の胸ポケットに楽々入る縦長サイズが僕の長年試してきた結論です。これを年数回買い足して使います。僕の場合は、年度の初めに3冊買ってしまうことにしています。
僕はこれを使用しています。価格も安く、紛失した時のダメージも小さい。また、全体の7割くらいがメモ欄なのでサイズの割に書き込める量は多い。なにはともあれ、これがポケットに入っている習慣を身に着けましょう。
また、言うまでもないことですがプライベート用と職場用で手帳を分けるのは絶対にお勧めできません。1冊に統一しましょう。スケジュールが破滅します。
まとめ
- 手帳選びのコツは「ポケットに楽々入る」「メモ欄が多い」。
- 常に胸ポケットに入れておく。
- システム手帳不可。
- ペンは常に胸ポケットに入れておく。それはそれとしてペンケースも鞄に入れておく。
メモ帳の選び方と使い方（机上用）
理想は「全ての情報を一冊の手帳に凝縮する」です。しかし、現実問題としてそうはいかないことは多い。職場で教わる仕事や与えられたタスクに関するメモを全て手帳に書き付けていては効率が悪い。
そこでメモ帳が必要になります。机上用のものは持ち歩く必要がないので、大きめのものがベストです。机のサイズや状況などと相談して選ぶべきですが、基本的にはメモ帳やノートは大きければ大きいほど便利かつ紛失リスクも小さくなるので、許容される最大の大きさのものを買っておくといいと思います。
デスクにいて最もメモが必要になるのは電話応対の際です。相手先の会社名と担当者名、用件、自社の誰に何を伝えるかなどの情報を常に書き込む必要があります。電話が鳴ったら即座に受話器を取る必要がありますが、そのときに記録用のメモ帳とペンがスタンバイされていないのは最悪です。
これなんかいいと思います。また、綴じ型よりはリングタイプのものを使うことを勧めます。情報を書き付けるページを開いて置いておけるため、目的のページを探す時間が必要ないのと、必要がなくなったページを破り取ることが出来るのがメリットです。
運用の仕方はこのようになります。
- まず、朝一番で机上にメモ帳をスタンバイし、ページの上の方に日付を記入する。
- その日の電話応対記録や振られたタスクなどを記入していく。
- 一日の終わりにそれを見返し、全てのタスクが終了しているならばそのページをめくって次のページに進む。
要するに、机上のメモ帳一冊でタスク管理も兼用するわけですね。偶発的に差し込まれるタスクをこれに書き付けておくようにして一日の終わりに見返してページを進めるという作業を習慣化すれば、仕事にやり忘れもかなり防げます。ちょっとした頼まれごとや伝言などを忘れるのはかなり印象が悪いので、活用しましょう。日付の記入はマストです。絶対にやりましょう。
ちなみに僕は営業職でデスクにいる時間はそう長くないため、このメモ帳にかけるコストを削って、出社したら朝一番でFAXの裏紙を二つ折りにしたものをホチキスで止めて日付を書いて代用しています。これはこれで便利。ちょうどA５サイズで使い勝手もいい。しばらくクリアファイルにでも突っ込んでおいてから廃棄すれば情報の吸出し忘れ対策も出来ますしね。
尚、ページに余白が多く残ってしまった場合も1日が終わったら次のページに進むことをお勧めします。我々は目に入る情報が多いと混乱してしまいますので。
まとめ
- 机上のノートは大きめのリングタイプがおススメ。
- すぐに書けるように常に机の上にスタンバイしておく。日付も書いておく。
- 一日の終わりに見返して、やり残したタスクがないならページを進める。
- 電話応対の際にメモが手元にないのは最悪なので本当に対策しとけ。
メモ帳（持ち歩き用）
このメモ帳はあると便利です。その一方で、ADHD傾向のある皆さんの全てにこのメモ帳を持つことを勧めるわけではありません。というのも、手帳を既に胸ポケットに持っているわけですし、「手帳のメモ欄がすぐに一杯になってしまう」というデメリットさえ呑み込めば、このメモ帳は必要がないわけですよ。そんなの手帳を新しいものに換えればいいだけです。（手帳を交換した際はしばらく旧い手帳も鞄に突っ込んでおくようにしましょう。情報の吸出し忘れは絶対に起きます）
情報のありかを分散させるのはデメリットも多いです。僕は大学時代を「全教科合わせてノートは一冊」という力技で乗り切りましたが、こういうやり方が合う人もいると思います。以前書いた持ち物エントリと同じ概念ですが、「一箇所にまとめて突っ込む」がまずは第一選択肢になるわけですよ。これが出来るようになったら、用途別に分けていくという方向に進んでください。間違っても、いきなり「用途ごとに細かくノートを分けて使い分ける」という方向には進まないでください。破滅しますよ。
まずは、胸ポケットに手帳１冊、机上にメモ帳1冊の運用体制を試してみてください。それでは不足だな、と感じた時に初めて追加のメモ帳を購入してみましょう。
このメモ帳の選び方は基本的に手帳に準じます。小さく、持ち歩きやすく、取り出しやすいもの。ただし、やはり選ぶならリングタイプのものがいいです。必要なページを開いたままポケットに突っ込んでおけるし、必要に応じてページを破り取ることが出来るからです。情報を書き留めて誰かに渡すというシーンもありますしね。
そして、追加で言うなら立ったまま書きやすいものが良いでしょう。堅い裏表紙が入ったものなどですね。この条件を満たすメモ帳はわりとすぐ見つかるので、特にこだわりがない人は100均などで買ってもいいと思います。皆さん既にお察しだと思いますが、ＡＤＨＤの人生はカネを食います。削れるコストは削りましょう。
- 情報記録媒体はなるべく少ない数に統合した方が基本的には良い。
- 手帳で事足りるなら追加のメモ帳はいらない。
- 買うならポケットに常に入れておけるものを。
- とにかく道具はアクセス性が命。すぐに取り出してすぐに書けるようにしておくことが一番大事。
スマートフォン
以前も書きましたが、僕は「全ての外部記憶媒体をデジタルにしてペーパレスでやるんだ！」という試みを実行した結果、破滅しました。（そのうちエントリにします）基本的にタスク管理やスケジュール管理などは紙ベースでやるのが良いと思っています。
しかし、スマートフォンには無数の便利機能が搭載されており、これなしで仕事をこなすというのは最早考えられません。職場で許容されているのであれば、書類の記入例などはスマホのカメラでバッシバシ撮影するのが良いでしょう。とにかく、目の前に完成実例が存在する仕事の類はスマートフォンで撮影するクセをつけるのが重要です。
この撮影に関しては、ついつい「内容を書いた付箋を置いてわかりやすくして撮ろう」「わかりやすい名前を画像ファイルにつけておこう」みたいな考えが入ってくると思いますが、基本的にはやめた方がいいです。とにかく撮る、とにかく情報を突っ込んでおく。分類整理は気の向いたときにやればいい。くらいの気持ちでいいです。2ヶ月に一回くらいやっていく気持ちが沸いて来ることもあると思いますので、そのときにまとめて整理しましょう。
我々は脳が「この作業めんどくせえな…」と認識した作業を無意識に忌避してしまう悪癖があります。おまけに要領も悪い我々は「ファイルをわかりやすく保管する」という作業に気をとられて他の業務を吹っ飛ばしてしまいます。とにかく撮る。スマホにデータを突っ込んでおく。それが重要だ、ということを心得ましょう。
新人はマニュアルなどの情報はとりあえずスマホに抑えておくくらいの気持ちでいいと思います。というのも、使いたいときにマニュアルが定位置に存在しなかったら詰む、毎度デカいファイルをバタバタ開かないと仕事が出来ないというのもあんまり良い状態ではありません。文明の利器はガンガン使っていきましょう。
また、これはデジタルガジェットにたぶん僕より強い皆さんには不要な心配だと思いますが、借金玉さんは3年ほど同じスマホを使っていた結果「地図アプリがまともに動かない」「超動きがモッサリしてて使うこと自体がストレス」などの状態に陥っていることに気づいておらず、最近スマホを買い換えて感動しました。
ＡＤＨＤの特徴である「道に迷う」などは最新のＧＰＳつき地図アプリがあれば大体回避できることがわかりましたので、スマホは新しい良いものを買っておきましょう。いい買い物でした。
まとめ
- 細かい話はいい。必要っぽい情報はとにかく撮影しろ。
- 整理は後回しとにかく撮れ。
- 撮れ。
- 旧いの使ってるデジタル土人の皆さん。買い替えましょう。地図アプリがマトモに動けば道には迷いませんよ。
手帳の書き方、メモの取り方
先輩が指導するペースにメモを取るペースが間に合わない。はい。よくあります。人間というのは往々にして自分の能力を1.5倍くらいに見積もりますので、「他人がメモを取るスピード」については遅いと感じやすいものです。
まず、最初にですが「すいません、メモを取るのが遅くてご迷惑をおかけしますが、きちんと仕事を覚えたいと思っていますのでゆっくり目のペースでお願いできますか」とぶっちゃける勇気を持ちましょう。あなたがアワアワ言ってても、たいていの場合あなたに業務指導をする人は気づいてくれません。あるいは薄っすら勘付いていたとしても無視されます。後で「喋るペースが速すぎてメモが取れなかった」と言っても「じゃあその時言えよボケが」と言われるだけです。「なんでその時に言わねーんだよ！」は業務を指導する立場になると最高にムカつく話だということは、皆さんも一回指導をしてみればわかると思います。避けましょう。
電話応対についても同じです。「～社の～です」というアレはわりと聞き取れないものです。皆そうです。ここで「大変申し訳ないのですが、御社の社名と担当者様のお名前をもう一度頂戴してよろしいでしょうか」と言えるかがまず重要です。
メモの取り方の効率化などに目が行きがちですが、それは時間をかけて改善していくタイプの処方です。一朝一夕にはそうそう早くなりません。まずは、きちんとメモが取れるまで聞き返す、ということを覚えましょう。多少相手をイラつかせたとしても、教わった内容が全く頭に入ってないよりは百倍マシです。ウスノロと思われる勇気を持ってください。また、この辺は職場で「こいつに仕事を教えてやろう」と認識されているかどうかにもよってきます。
メモの取り方も、基本的には凡庸かつ堅実を旨としてください。また、勉強が得意だったタイプの発達があれな皆さんにありがちなことだと思いますが、妙な省略グセはあまりよくありません。というのも、学校で習う勉強というのは「教わったことの大体8割くらいインプットできてればかなり上出来」という性質のものです。僕もこれは得意です。細かいところはとりあえず流して大筋を掴んで、後から細かい記憶を関連付けで引っ張り出すタイプの暗記手法ですが、仕事ではほとんど通じません。（正確に言えば、ある程度裁量のデカい仕事をするようになると使えるようになる）
仕事で使う情報は、「大した量ではないが、100％インプットしなければ不合格」という性質のものが非常に多いです。我々の最も苦手とするジャンルです。面白みもないので頭にも入りにくい。発達障害傾向があっても勉強はわりと得意という皆さん、範囲の絞られた定期テストはあまり成績がよくないのに、範囲の広い学力テストになるとドカンと成績が上がる、などの症状はありませんでしたか？こういう皆さんは注意が必要です。どうでもいい話ですが、借金玉さんは高校生の頃定期テストの存在を完璧に忘れて、いつも通り学校をサボってしまったことがあります。事情を正直に説明した結果事態がどんどん悪化するの本当に理不尽だと思った。
メモの取り方の効率化はわりと人によってやり方が違い、僕のやり方を伝えても役に立たない場合が多いと思います。これは学校のノートのとり方に個性が出るのと一緒です。（僕は重要っぽい単語を拾い書きしていき、後で授業を思い出すスタイルでノートを取ってましたが、友人にノートを見せた結果狂人扱いされました）
しかし、やはり重要なのは日付、時間などの重要な情報を逃さないことです。また、業務手順などをメモに取る場合は「要点を抑える」が最大のコツになりますが、触ったこともない業務の場合はどこが重要なのかすら基本的にはわからないと思います。何が要点なのかわからなければ要点なんて抑えようがない。その場その場で適宜の判断をしながら情報を拾って総合していくしかありません。
「重要な情報を逃さない」と「仕事の全体像を掴んで要点がどこにあるか把握する」を平行して進めてください。数ヶ月踏ん張れば仕事が見えてきて、メモを取る速度も桁違いに速くなっているはずです。そこまでは「メモを取るのが遅いのは仕方ない」と割り切ってください。繰り返しますが、「すいません、ちょっとゆっくりお願いします、頑張りますので」と「すいません、もう一回言ってください」を言う勇気を持ちましょう。これが一番大事です。
まとめ
- 聞き返す勇気、ゆっくり喋ってもらう勇気を持て。
- 仕事の流れを掴むまではメモが非効率なのはある程度仕方ない。要点はいずれ見えてくる。割り切れ。
- ウスノロと思われても、教わった内容が全く身についてないよりはナンボかマシ。
- 職場の人間関係が良好さが重要。とにかく「仕事を教えてやろう」という気持ちを持たれる新人であれ。
なんだこれ、こんなに俺は頭が悪かったのか？
職場に入るとこういう状態になることはよくあります。下手に学業成績が悪くなかった人間ほど「なんだこれ？俺勉強はそこそこ出来たよな？なんで？」というパニック状態に陥ってしまいがちです。落ち着け。大丈夫だ。
もちろん、「同期の中で自分のスペックが圧倒的に低い」という事態もありえます。（就職活動でホームランキメた場合に起こりがちです）しかし、そういう状態に陥ってしまったとしてもやるべきことに大きな差が出るわけではありません。シンプルです。「きちんと情報がメモに取れるまで教えてもらう」だけです。これは職場の人間関係構築と切っても切れない関係にある概念です。とにかく、仕事を教えてもらえる新人であるための努力を欠かさないようにしてください。前の方のエントリが役に立つと思います。
「速記」とかそういう概念は置いておいてください。もちろん身に着けて損はないと思いますが、一朝一夕には身につきません。また、発達障害傾向の皆さんには「そもそもノートを取る習慣がないし、ノートを見返したことなんてほとんどない」というケースも多いと思います。僕もこれに近いです。高校まではノートを見返す習慣なんてほとんどなかったです。テストの時にノートが何かの役に立った記憶がありません。（そもそも学校にあまり行ってなかったんだからノートに情報があるわけがない）
まずは、「ゆっくり教えてもらう」「わかるまで聞く」「それが出来る職場環境を構築する」を大事にしてください。電話応対については、電話の前に「社名・担当者名・時間」と書いた紙を貼っておくなどの対策も推奨できます。
メモの取り方が習慣として身につき、また仕事の流れが見えてくると一気に楽になります。努力をする価値は大いにあります。やっていきましょう。
